De procedure voor toegang tot MyArkevia is gebaseerd op een nauwkeurige technische volgorde die de meeste populaire gidsen te veel vereenvoudigen. Personeelsnummer, persoonlijk e-mailadres, tijdelijke activatiecode: elk element speelt een unieke rol in de authenticatieketen. Het begrijpen van deze mechaniek voorkomt terugkerende blokkades en verlies van toegang na een functiewisseling.
Authenticatieketen Arkevia: wat er aan de serverzijde gebeurt
De architectuur van Arkevia scheidt strikt het werkgeversregister van het werknemersaccount. De HR-dienst genereert een activatiecode die is gekoppeld aan het loonnummer van de medewerker, maar deze code passeert niet de interne systemen van het bedrijf. Hij wordt verzonden door Cegedim SRH via een aparte kanaal, meestal een brief of een speciaal e-mail.
Deze scheiding betekent dat de werkgever nooit toegang heeft tot de persoonlijke identificatiegegevens van de werknemer. Het wachtwoord dat tijdens de eerste aanmelding is aangemaakt, blijft onbekend voor de loonadministratie. In geval van verlies kan alleen de werknemer de reset initiëren via het e-mailadres dat aan het account is gekoppeld.
Wij raden aan om een vaak verwaarloosd punt te controleren: het e-mailadres dat tijdens de activatie is opgegeven, moet een persoonlijk e-mailadres zijn, geen zakelijk e-mailadres. Als u het bedrijf verlaat, wordt het adres @werkgever.nl gedeactiveerd, en wordt het herstelproces voor het wachtwoord onmogelijk zonder tussenkomst van de Cegedim-ondersteuning.
De verbinding met mijn Arkevia-ruimte volgt vervolgens een klassieke identificatie/wachtwoordstroom op het portal myarkevia.com, zonder gebruik te maken van een bedrijfs-SSO.
Activatie van het MyArkevia-account: technische fouten die blokkeren
De activatiecode die door HR wordt verstrekt, heeft een beperkte geldigheidsduur. Na deze periode vervalt de link of de code en moet een heruitgifte bij de loonadministratie worden aangevraagd. Dit is de belangrijkste oorzaak van blokkades die door werknemers worden gerapporteerd.
Drie situaties veroorzaken systematisch een activatiefout:
- Het ingevoerde personeelsnummer komt niet exact overeen met dat van het loonadministratiesysteem (let op de initiële nullen of de vestigingsvoegsels die sommige HR-systemen automatisch toevoegen).
- Het opgegeven e-mailadres bevat een typfout, waardoor de ontvangst van de validatielink wordt verhinderd en het account vanaf het begin ontoegankelijk is.
- De browser blokkeert third-party cookies of gebruikt een privé-browsingmodus die de persistentie van de activatiesessie op het Cegedim-portaal verhindert.
Een activatiefout wist het account niet. De kluis bestaat al aan de serverzijde zodra de werkgever deze heeft provisioned. Alleen de toegang van de werknemer blijft vergrendeld zolang de activatie niet is voltooid. De documenten die ondertussen door de werkgever zijn geüpload, worden bewaard en verschijnen bij de eerste succesvolle aanmelding.
Toegang tot Arkevia na vertrek uit het bedrijf
Toegang tot de kluis hangt niet af van de arbeidsovereenkomst. Het account blijft actief, zelfs na beëindiging van het contract, en de elektronische loonstroken blijven gedurende 50 jaar beschikbaar of tot de pensioenleeftijd plus zes jaar, afhankelijk van de meest gunstige formule.
De voormalige werkgever stopt echter met het uploaden van documenten. De nieuwe werkgever, als deze ook Arkevia gebruikt, zal een aparte ruimte provisioneren of dezelfde kluis vullen, afhankelijk van de configuratie die door zijn eigen loonadministratie is gekozen. We merken op dat deze co-existentie van stromen van verschillende opeenvolgende werkgevers slecht gedocumenteerd is door Cegedim.
Een vaak genegeerd aandachtspunt: de werkgever blijft verantwoordelijk voor de integriteit en beschikbaarheid van de loonstroken, zelfs wanneer de hosting is gedelegeerd aan een externe dienstverlener. Als Cegedim zijn servicevoorwaarden wijzigt of zijn activiteiten stopzet, is het de oorspronkelijke werkgever die de continuïteit van de toegang moet waarborgen. In de praktijk raden we aan om regelmatig uw documenten te downloaden en een lokale kopie of een kopie op een tweede opslagmedium te bewaren.
Recht van verzet tegen de elektronische loonstrook
De werknemer kan de digitalisering van zijn loonstroken weigeren, ook nadat hij aanvankelijk met het systeem heeft ingestemd. De werkgever moet de medewerker informeren over dit recht vóór de eerste gedigitaliseerde loonstrook. Zodra het verzet is geuit, heeft het bedrijf een maximale termijn van drie maanden om terug te keren naar het papieren formaat.
Dit recht van verzet verwijdert het bestaande Arkevia-account of de reeds geüploade documenten niet. Het onderbreekt alleen de stroom van nieuwe elektronische loonstroken.
Beveiliging van het MyArkevia-portaal: parameters om te controleren
Arkevia maakt gebruik van AES-256 encryptie voor opgeslagen documenten en een HTTPS-verbinding voor uitwisselingen. Het portaal vereist van nature geen tweefactorauthenticatie (2FA), wat een zwakte vormt ten opzichte van de huidige normen voor digitale kluizen.
Om deze afwezigheid te compenseren, raden we drie maatregelen aan:
- Gebruik een uniek wachtwoord van minimaal twaalf tekens, dat verschilt van elke andere online service, en sla het op in een wachtwoordbeheerder.
- Controleer regelmatig het herstel e-mailadres dat aan het account is gekoppeld. Als het verouderd raakt, wijzig het dan onmiddellijk vanuit de profielinstellingen.
- Download de loonstroken in PDF-formaat zodra ze zijn geüpload. Elke loonstrook moet de werknemer eraan herinneren deze zonder tijdslimiet te bewaren, en een lokale kopie beschermt tegen technische problemen van de dienstverlener.
De persoonlijke ruimte is standaard beperkt tot 100 MB, en elk bestand dat door de werknemer is geüpload, mag niet groter zijn dan 2 MB. Deze opslagbeperkingen vereisen een regelmatige opruiming als u de ruimte gebruikt om persoonlijke documenten naast de door de werkgever geüploade loonstroken te archiveren.
De Arkevia-kluis vervult zijn rol van langdurige opslag, op voorwaarde dat het niet het enige opslagpunt is. Een onafhankelijke kopie van uw loonstroken, op een versleutelde schijf of een tweede digitale kluis, blijft de beste garantie tegen contractuele wijzigingen tussen uw werkgever en Cegedim SRH.
